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Jahreskalender mit Excel und InDesign erstellen I

Jahreskalender InDesign

In diesem zweiteiligen Tutorial werden wir einen Jahreskalender im DinA4-Format (einseitig) erstellen. Dazu werden wir die Programme Microsoft Excel und Adobe InDesign nutzen. Das Programm Excel wird uns dabei helfen, die Daten für InDesign aufzubereiten. In diesem Artikel werden wir die Excel-Tabelle erstellen. Im zweiten Teil kümmern wir uns um das Layout in InDesign.

In InDesign werden wir für den Jahreskalender keine Tabelle anlegen. Wir werden aus Excel eine relativ einfache Textdatei exportieren. Dank GREP-Stilen wird dieser Text dann in InDesign formatiert. Dabei greifen wir auf die Idee zurück, die bei www.safer-print.com genannt wird.

Jahreskalender: Die ersten Schritte in Microsoft Excel

Wir öffnen zuerst das Programm Microsoft Excel. Das erste Arbeitsblatt geben wir den Namen Feiertage. In diesem Arbeitsblatt werden wir alle Feiertage eintragen. Dabei wird in der Spalte A das Datum eingetragen. In Spalte B steht dann der Name des Feiertages. Beispielsweise so:

Spalte A Spalte B
01.01.2017 Neujahr

Wir legen nun ein zweites Arbeitsblatt an. Wir nennen es BesondereTage (ohne Leerzeichen zwischen den Wörtern). In diesem Arbeitsblatt werden wir besondere Tage erwähnen. Dies werden alle nicht bundesweiten Feiertage sein. Dazu gehören aber auch Karnevals-Tage oder der Muttertag. Sie können natürlich die Tage selber bestimmen. Dabei verfahren wir wie bei den Feiertagen: In Spalte A steht das Datum, in Spalte B der Name des besonderen Tages.

Sollten Sie zu einem Datum mehrere besondere Tage kennen, so tragen Sie bitte die Namen kommasepariert zusammen in eine Zelle. Ein Datum sollte innerhalb eines Arbeitsblattes nicht zweimal vorkommen.

Spalte A Spalte B
24.12.2017 Heilig Abend, 4. Advent
24.12.2017 Heilig Abend

Nun legen wir ein drittes Arbeitsblatt an und nennen es Geburtstage. Hier stehen dann alle Geburtstage. In Spalte A steht das Datum und in Spalte B der Name des Jubilars.

Nun legen wir das letzte Arbeitsblatt an, in dem unsere Daten stehen. Dies wird eine Art Ferienkalender werden. Sofern Sie keine Kinder haben, können Sie dieses Arbeitsblatt auch für die Darstellung Ihrer Urlaubstage nutzen. Wie gehabt steht in Spalte A das Datum und in Spalte B der Ferienname. Für die Sommerferien werden Sie also 6*7 (42) Einträge benötigen.

Die Arbeitsblätter für InDesign

Unsere Daten haben wir nun angelegt. Jetzt legen wir das erste Arbeitsblatt für InDesign an, in dem wir die Daten aus den anderen Arbeitsblättern sammeln.

Wir werden zwei Arbeitsblätter für den Export nach InDesign nutzen. Das liegt daran, dass wir die Geburtstage in unserem Kalender rechtsbündig ausrichten werden. Zweizeilige Textbereiche sind mit Grep-Stilen (in unserem Fall) nicht machbar. So werden wir für unseren Jahreskalender zwei Arbeitsblätter nutzen. Im zweiten Arbeitsblatt stehen alle Geburtstage und Kalenderwochen, im ersten die restlichen Daten.

Erstes Arbeitsblatt für InDesign

Wir erstellen ein neues Arbeitsblatt und nennen es InDesignMain. Der Name ist wie bei den vorherigen Arbeitsblättern relevant. Wir werden später noch mit einer Formel auf dieses Arbeitsblatt zugreifen. Wenn Sie hier einen anderen Namen wählen, müssen Sie im nächsten Schritt auch den Namen anpassen.

Dieses Arbeitsblatt hat insgesamt fünf Spalten. In der ersten Spalte stehen unsere Sonderzeichen, die wir für unsere Grep-Stile in InDesign benötigen. In der Spalte B steht der Monatstag (1 bis 31). Die Spalte C bleibt leer. Das liegt daran, dass wir das Arbeitsblatt später als tab-getrennten Text exportieren werden. Für unsere Grep-Stile brauchen wir an dieser Stelle einen zusätzlichen Tabulator.

In der Spalte D wird der Wochentag (Mo bis So) stehen. In Spalte E werden dann unsere Feiertage und besonderen Tage zu finden sein.

Formeln für das erste Arbeitsblatt

Wir möchten natürlich nicht selbstständig alle Feiertage und besonderen Tage in dieses Arbeitsblatt kopieren. Diese Aufgabe werden die Formeln in Excel übernehmen. In die Zelle A1 tragen wir folgende Formel ein:

=VERKETTEN(WENNFEHLER(WENN(SVERWEIS(B1;Feiertage!$A:$B;2;0)<>"";"~";"");"");WENNFEHLER(WENN(SVERWEIS(B1;Ferien!$A:$B;2;0)<>"";"::";"");"");"")

Wenn es Feiertage für das Datum gibt, so steht in der Zelle eine Tilde. Gibt es darüber hinaus an diesem Datum auch einen besonderen Tag, so stehen in der Zelle zwei Doppelpunkte. In Spalte A können also folgende Inhalte stehen:

  • Wenn kein Feiertag oder besonderer Tag an diesem Datum ist: Eine leere Zelle
  • Wenn ein Feiertag und ein besonderer Tag an diesem Datum ist: ~::
  • Wenn nur ein Feiertag an diesem Datum ist: ~
  • Wenn nur ein besonderer Tag an diesem Datum ist: ::

In der Spalte B steht das Datum (beispielsweise 01.01.2017). Wir weisen der Zelle allerdings ein spezielles Format zu. Dazu markieren Sie die Zelle B1 und drücken STRG/CMD und 1. Beim Zahlenformat geben Sie unter benutzerdefiniert ein großes T ein. Nachdem Sie das Fenster geschlossen haben, steht in der Zelle nun eine 1 (später dann 1 – 31).

In der Spalte D tragen wir folgende Formel ein:

=WENN(B1<>"";Wochentag(B1;16);"")

Damit haben wir den Wochentag des Datums, welches in der Zelle B1 steht.

Die Formel für die Spalte E ist komplexer. Hier möchten wir die Einträge der Feiertage und besonderen Tage zusammenfassen. Aus zwei Arbeitsblättern wird also eine Spalte. Dabei nutzen wir die Verketten-Funktion. Am Ende werden die Daten mit einem Komma getrennt vereint. Die Formel lautet:

=WENNFEHLER(LINKS(VERKETTEN(WENNFEHLER(SVERWEIS(B1;Feiertage!$A:$B;2;0)&", ";"");WENNFEHLER(SVERWEIS(B1;BesondereTage!$A:$B;2;0)&",  ";""));LÄNGE(VERKETTEN(WENNFEHLER(SVERWEIS(B1;Feiertage!$A:$B;2;0)&", ";"");
WENNFEHLER(SVERWEIS(B1;BesondereTage!$A:$B;2;0)&", ";"")))-2;" ")

Nachdem wir in der Zeile A alle Formeln eingetragen haben, markieren wir die Zellen A1 bis E1. Nun „ziehen“ wir die Formeln nach unten bis zur Zeile 366.

Zweites Arbeitsblatt für InDesign

Nun erstellen wir das letzte Arbeitsblatt für InDesign. In diesem Arbeitsblatt stehen unsere Geburtstage und Kalenderwochen. Diesem Arbeitsblatt geben wir den Namen InDesignGB. Hier ist der Name irrelevant, da wir mit Formeln nicht auf dieses Arbeitsblatt zugreifen.

Formeln für das zweite Arbeitsblatt

Die Formel für die Spalte A1 lautet:

=VERKETTEN(WENNFEHLER(SVERWEIS(InDesignMain!B1;Geburtstage!$A:$B;2;0);"");WENN(WOCHENTAG(InDesignMain!B1)=2;"  ";"");WENN(WOCHENTAG(InDesignMain!B1)=2;KALENDERWOCHE(InDesignMain!B1);""))

Sollten Sie im vorherigen Schritt das Arbeitsblatt anders genannt haben, so müssen Sie hier natürlich den Namen InDesignMain anpassen.

Die genannte Formel verkettet die Geburtstage und die Kalenderwoche (sofern es ein Montag ist). Zwischen den beiden Werten stehen zwei Leerzeichen. Diese dienen uns in InDesign als Trennzeichen.

Jahreskalender: Export der Daten

Wir sind fertig mit der Excel-Tabelle. Nun exportieren wir das Arbeitsblatt InDesignMain. Dazu gehen Sie auf Speichern unter und vergeben den Namen jahreskalender-links. Beim Format wählen Sie bitte Text (Tabstopp-getrennt) aus und klicken auf Speichern.

Ähnlich verfahren wir auch bei dem Arbeitsblatt InDesignGB. Diesmal geben wir der Datei den Namen jahreskalender-rechts.

Für alle, die nicht selber die Excel-Tabelle erstellen möchten haben wir hier eine Excel-Vorlage. Bitte ändern Sie in dem Arbeitsblatt InDesignGB nichts. Im Arbeitsblatt InDesignMain sollten Sie nur Änderungen in der Spalte B durchführen (sofern Sie für ein anderes Jahr als 2017 einen Jahreskalender erstellen möchten). Die Daten in den anderen Arbeitsblättern können Sie natürlich bearbeiten.

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